Para uma prestação eficiente e efetiva do transporte escolar é necessário que o Poder Público conheça os seus verdadeiros custos para a sua adequada prestação. A elaboração de uma adequada planilha de custos no transporte escolar possibilita que diversos benefícios possam ser alcançados:

• Melhorar o controle sobre as variáveis (custos fixos e variáveis) que impactam a prestação deste serviço;
• Aumentar transparência do processo;
• Estimar o valor de referência com maior precisão para as licitações do serviço de Transporte Escolar;
• Estimar o valor de referência mais justo para os convênios entre Estados e Municípios;
• Reduzir os possíveis conflitos entre os envolvidos;
• Otimizar os gastos públicos;
• Melhorar a gestão do Município com auxílio na tomada de decisões.

Nesse sentido, a elaboração da planilha de custos é essencial para que os gestores públicos conheçam a composição de todos os custos (fixos e variáveis) que formam o preço do serviço a ser prestado, de outra forma, no caso da terceirização, por exemplo, há o risco, de um lado, de sobrepreço na contratação, e de outro, de que os preços sejam inexequíveis culminando em um serviço precário aos alunos.

Duas situações importantes (que por vezes contém equívocos) devem ser observardos quando da elaboração da planilha de custos são:

• Quanto aos custos tributários, não devem ser incluídos os custos com o IRPJ e a CSLL, já que não se consubstanciam em despesa indireta passível de inclusão na taxa de Bonificações e Despesas Indiretas - BDI do orçamento-base da licitação, haja vista a natureza direta e personalística desses tributos, que oneram pessoalmente o contratado. (Súmula nº 254 do Tribunal de Contas da União);
• Quanto aos custos com pessoal, nos casos em que em uma rota, linha ou itinerário o serviço for prestado por tempo parcial, seus custos devem ser considerados de forma proporcional ao tempo dedicado ao transporte escolar.

Uma importante ferramenta que os responsáveis pelo transporte escolar podem utilizar é o Sistema Eletrônico de Gestão do Transporte Escolar (SETE) - software de e-governança desenvolvido pelo CECATE/UFG em parceria com o FNDE voltado a auxiliar na gestão do transporte escolar dos estados e municípios brasileiros considerando suas singularidades. No auxílio do conhecimento dos custos envolvidos em uma rota, esta ferramenta possui o “Módulo de Estimativa de Custo”. Neste módulo, o Ente responsável pelo transporte escolar pode obter, de maneira prática e fácil, o custo de uma determinada rota conforme dados cadastrados nos demais módulos da ferramenta.